Förbättra produktiviteten med Google Apps for Work
Varför småföretag kanske vill integrera Google Apps for Work via deras webbhotell och hur det kan förbättra produktiviteten & effektivitet.
Ditt webbhotell kan ha just det för att förbättra produktiviteten på din arbetsplats. Det kallas Google Apps for Work. Om du inte har använt det missar du.
Google Apps for Work (nu känt som G Suite) tillhandahåller affärsmail (@ yourdomain.com), fildelning online och videomöten allt inom en tjänst. Du kan använda den som en molnbaserad företagskommunikation, samarbete, fildelning och administrationssvit. Vissa webbhotell (som Bluehost, GreenGeeks), & iPage för att nämna några) har samarbetat med Google för att integrera Apps for Work direkt i ditt befintliga webbhotellkonto, vilket gör det mycket enkelt för dig att få det. Den stora frågan är: “behöver jag verkligen Google Apps for Work och hur mycket kommer det verkligen att hjälpa mitt företag?” Kan jag inte heller få dessa tjänster gratis?
Ja, du kan använda alla Google Apps for Work-appar gratis, separat från varandra. Men det är lite ont eftersom du har separata inloggningar men inget centralt gränssnitt för att hantera dem. Du kan inte heller märka dina e-postkommunikationer under din domän. Du kommer bara att ha [email protected] e-postadresser, inte [email protected]ändomän.com adresser. Inte särskilt bra för att projicera en professionell bild.
Däremot tillhandahåller Google Apps e-post på din domän med ett Gmail-gränssnitt, mer lagringsutrymme i Gmail, extra utrymme i Google Drive, dygnet runt telefon- och e-poststöd och en garanti på 99,9%. Google Dokument fungerar med Microsoft Outlook. Det finns säkerhetsinställningar du inte får med gratis produkt och du kan lägga till och administrera andra användarkonton.
För att hålla saker superenkla och allt på en plats kan du till och med registrera och administrera din domän via Google-domäner, som kopplas till Google Apps for Work. Men du behöver inte. Det är helt upp till dig.
Contents
fördelar
Här är några av de mer anmärkningsvärda fördelarna med Apps for Work.
E-post med märkesvaror
Det främsta skälet till att dra nytta av värdens erbjudande av Google Apps for Work är naturligtvis märkesmeddelanden via e-post utan det förvirrande konfigurationsgränssnittet som erbjuds via cPanel eller Plesk När du använder Google Apps for Work med ditt webbhotellarrangemang får du också några av den bästa tillgängliga spamfiltreringen. Google har ett incitament och en fördel i detta utrymme eftersom det har så många tentakler i nätverket och ser så mycket av e-postmeddelandet passera genom sitt eget.
Av många juridiska skäl är många företag kloka att hålla kopior av alla e-postmeddelanden som skickas och tas emot via deras domäner. Google Vault i Google Apps for Work är ett sätt du kan göra detta.
Med Google Vault behålls alla e-postmeddelanden, chattar, bilagor och till och med andra dokument som du skapar och lagrar i Google Apps for Work, hörbara, sökbara, exporterbara och “låsta” för upptäckt om ett företag stämmas eller behöver bevisa att reglerna följs. Du kan köpa Vault-licenser som tillägg för $ 5 per användare per månad.
Tredje parts plugins
Tillbaka när det kallades Google Apps for Business skapade Google Apps for Work en ny pluginindustri. Tredje parts utvecklare programmerade appar för Apps för Googles produktivitetsekosystem som är lika bra eller bättre än fristående program.
Ett exempel på ett användbart plugin för en webbdesigner eller mjukvaruutvecklare är LucidChart. Med detta plugin kan du få de flesta funktionerna i avancerad flödesschema och schema programvara gratis, och resten av funktionerna mot en nominell månads- eller årsavgift. LucidChart integreras med Google Apps for Work-samarbetsfunktioner så att din dokumentdelning fungerar precis som den ursprungliga produktivitetssuiten från Google.
En annan bra produktivitetsplugin för Google Apps for Work för webb- och mobilutvecklare är NodeFire.com. Med NodeFire kan du designa, testa och distribuera HTML5-animationer för din webbplats. Den gratis versionen av appen är begränsad till några få animationssteg och publicerad kod är begränsad. För $ 12 per månad kan du låsa upp dessa funktioner och många andra.
Obegränsat utrymme
Google Apps for Work är som en grundplan 5 USD per användare per månad för 30 GB molnlagring. Men om lagringsutrymme per användare, säg, för stora designfiler har varit ett problem för ditt onlineföretag, för ytterligare $ 5 per användare per månad (totalt $ 10 per användare per månad, för att vara tydligt) kan varje användare ha obegränsat lagringsutrymme om du har mer än 5 användare (1 TB per användare för mindre än 5) och kommer att kunna ladda upp upp till 5 terabyte i ett skott. Även om 5 terabyte är väldigt mycket att trycka igenom även några av de snabbare anslutningarna. Om du har att göra med flera terabyte data med någon form av regelbundenhet, är Amazons S3 ett snabbare sätt att ladda upp data genom att fysiskt skicka en hårddisk till deras supportteam. Google Apps for Work tycks av det här skrivet inte erbjuda den tjänsten.
Enhetens kompatibilitet
Det är verkligen lätt att använda Google Dokument mellan flera enheter, även de som kör Linux.
Automatisk sparning
En sak som verkligen har räddat min bacon vid ett flertal tillfällen är hur ofta Google Docs automatiskt sparar ditt arbete. Om du behöver gå tillbaka till en tidigare revision har du också några alternativ där.
Alla dessa fördelar är guld för webbhotellföretag som vill ladda ner e-post och app-support för produktivitet. Om Google redan gör dessa saker bra, varför skulle de behöva ta på sig bördan ?
nackdelar
Men var medveten om att det finns vissa nackdelar med att använda Google Apps for Work.
E-postbegränsningar
Har du redan en stor inkorg och du vill flytta från Outlook till Gmail? Om den är för stor kanske den inte överförs till Google Apps for Work. Du måste också skapa alla dina Outlook-regler när Gmail filtrerar.
Även om du kan kolla e-post via Gmls webbaserade gränssnitt och på alla dina mobila enheter med Google Apps for Work, finns det ibland tekniska hicka med Outlook som kan vara frustrerande. Exempelvis har vissa Outlook-användare upptäckt att de får problem med ActiveSync och Outlook när de gränssnitt mot Gmail: s POP och IMAP. Googles supportteam kan hjälpa i de flesta fall, men vi vet alla att Outlook (t.ex. “Se upp!”) Ibland kan vara ganska lunefullt och trotsar även några av de mest kunniga försöken att lösa sina problem.
Filstorleksbegränsningar
Fotografier med hög upplösning överskrider regelbundet 2 megabyte. Att ladda upp enskilda bilder på mer än 2 megabyte är inget problem för Google Apps for Work. Men alla dokument med större bilder inbäddade i dem kommer inte att ladda upp till systemet. Textdokument är också begränsade till cirka 1 miljard tecken vardera. Inte tillräckligt bra om ditt företags filer har stora mängder rådata (dvs. GPS-poäng, vetenskaplig information etc.). Presentationerna är begränsade till 400 bilder vardera. Men om du har så många bilder i en presentation, kan du behöva ompröva den presentationen igen.
Valutabegränsningar
När du betalar för Google Apps for Work, om Google inte stöder köp i ditt lands officiella valuta, måste du betala för det i amerikanska dollar, eller till motsvarande värde på amerikanska dollar i ditt lands valuta. Om du uteslutande handlar med annan valuta än den amerikanska dollarn eller andra alternativ som euron, måste du planera kostnaderna efter att du har konverterat din lokala valuta till den löpande kursen, vilket kan orsaka problem i kostnadsprognoser. Google har en
Felaktiga appar från tredje part
Det finns många, många appar som spelar bra med Google Apps for Work, men det finns andra som bara uppgår till ad ware eller är helt uppblåsta och värdelösa. Tyvärr tar det prov och fel för att ta reda på vilka som verkligen är värda att installera.
Integritet
Medan du glatt lagrar dina e-postmeddelanden och dokument i Google Apps for Work, övervakar tjänsten också innehållet du har och borrar det för information om ditt företag. Detta kanske inte är en stor sak för en mamma-och-pop-butik som tycker att avvägningen är acceptabel. Men alla företag som hanterar statliga, finansiella, hälsovård eller andra sektorer där integriteten är av största vikt måste undersöka den avvägningen mycket noggrant ur juridisk synvinkel.
Anslutningar
Med all trumpetering av molnberäkning är det nya sättet att arbeta, är den hype liten komfort när du är strandad på en flygplats med dålig eller ingen trådlös signal. Om du inte kan ansluta till Internet kan du inte komma till dina dokument. Lycka till att redigera den sista minuten-presentationen om den var lagrad i Google Docs. Det finns offline-alternativ, men du måste tänka framåt för att använda dem i en anslutningskris.
Till exempel var jag på en kryssning med min familj och hade platser för anslutning längs vår rutt. Men jag ville skriva när vi var till sjöss. Jag hade laddat ner Docs-appen och arbetade på mitt dokument, bara för att inse att jag hade försummat att synkronisera mina senaste ändringar till offlineversionen på min iPad. När jag återvände hem fann jag att jag verkligen hade två versioner av dokumentet. En i molnet och en på min iPad. Jag har fortfarande inte kommit åt att förena de två för jag är rädd för att förlora tiden det kommer att ta att räkna ut det.
Slutsats
Google Apps for Work är en välsignelse för företagare som vill hantera sin produktivitetsprogramvara, e-post och andra IT-tjänster under ett gränssnitt. Men det kommer till en kostnad för en risk för eller förlust av integritet. Du bör beakta din riskexponering och tolerans innan du registrerar dig för tjänsten antingen via din webbhotell eller på egen hand.
