Aprimore a produtividade com o Google Apps for Work

Por que as pequenas empresas podem querer integrar o Google Apps for Work através de seu host e como ele pode aumentar a produtividade & eficiência.


Prós e contras do Google Apps for Work

Sua empresa de hospedagem pode ter exatamente o que precisa para melhorar a produtividade no seu local de trabalho. Chama-se Google Apps for Work. Se você não o está usando, está perdendo.

Google Apps for Work (agora conhecido como G Suite) fornece e-mail comercial (@ seudominio.com), compartilhamento de arquivos on-line e videoconferências em um único serviço. Você pode usá-lo como um conjunto de comunicação comercial, colaboração, compartilhamento de arquivos e administração baseado em nuvem. Alguns hosts da web (como Bluehost, GreenGeeks, & O iPage, para citar alguns) fez uma parceria com o Google para integrar o Apps for Work diretamente à sua conta existente de hospedagem na web, facilitando sua compra. A grande questão é: “eu realmente preciso do Google Apps for Work e quanto isso realmente ajudará minha empresa?” Além disso, não consigo obter esses serviços gratuitamente?

Sim, você pode usar todos os aplicativos do Google Apps for Work gratuitamente, separadamente um do outro. Mas isso é um pouco trabalhoso, porque você tem logins separados, mas não possui interface central para gerenciá-los. Você também não pode marcar suas comunicações por email em seu domínio. Você terá apenas endereços de e-mail [email protected], não endereços de [email protected] Não é muito bom para projetar uma imagem profissional.

Por outro lado, o Google Apps fornece e-mail no seu domínio com uma interface do Gmail, mais espaço de armazenamento no Gmail, espaço adicional no Google Drive, suporte 24 horas por telefone e e-mail e uma garantia de disponibilidade de 99,9%. O Google Docs funciona com o Microsoft Outlook. Existem configurações de segurança que você não obterá com o produto gratuito e você pode adicionar e administrar outras contas de usuário.

Para manter tudo super simples e em um único local, você pode até registrar e administrar seu domínio através do Google Domains, vinculado ao Google Apps for Work. Mas você não precisa. Depende totalmente de você.

Vantagens

Aqui estão algumas das vantagens mais notáveis ​​do Apps for Work.

Email da marca

O principal motivo para tirar proveito da oferta do Google Apps for Work por parte do seu host é, obviamente, o email com marca sem a interface de configuração confusa oferecida pelo cPanel ou Plesk. Ao usar o Google Apps for Work com o seu sistema de hospedagem na web, você também recebe alguns dos a melhor filtragem de spam disponível. O Google tem um incentivo e uma vantagem nesse espaço, porque possui muitos tentáculos nas redes e vê muito do email passar por seus próprios.

Por várias razões legais, muitas empresas são prudentes em manter cópias de todos os emails enviados e recebidos por meio de seus domínios. O Google Vault no Google Apps for Work é uma maneira de fazer isso.

Com o Google Vault, todos os emails, bate-papos, anexos e até outros documentos criados e armazenados no Google Apps for Work são mantidos, auditáveis, pesquisáveis, exportáveis ​​e “bloqueados” para serem descobertos no caso de uma empresa ser processada ou precisar comprovar a conformidade com os regulamentos. Você pode comprar licenças do Vault como um complemento por US $ 5,00 por usuário por mês.

Plugins de terceiros

Quando foi chamado Google Apps for Business, o Google Apps for Work gerou um novo setor de plug-ins. Desenvolvedores terceirizados programaram aplicativos para o ecossistema de produtividade do Google Apps for Google que são tão bons quanto ou melhores que os programas independentes.

Um exemplo de um plugin útil para um web designer ou desenvolvedor de software é o LucidChart. Com este plug-in, você pode obter a maioria dos recursos do software de fluxograma e diagramação de ponta gratuitamente, e o restante dos recursos por uma taxa mensal ou anual nominal. O LucidChart integra-se aos recursos de colaboração do Google Apps for Work para que o compartilhamento de documentos funcione exatamente como o conjunto de produtividade nativo do Google.

Outro ótimo plug-in de produtividade do Google Apps for Work para desenvolvedores da Web e dispositivos móveis é NodeFire.com. Com o NodeFire, você pode projetar, testar e implantar animações HTML5 no seu site. A versão gratuita do aplicativo é limitada a alguns estágios de animação e o código publicado é restrito. Por US $ 12 por mês, você pode desbloquear esses recursos e muitos outros.

Espaço Ilimitado

O Google Apps for Work, como plano básico, custa US $ 5 por usuário por mês para 30 GB de armazenamento em nuvem. No entanto, se o espaço de armazenamento por usuário, por exemplo, para grandes arquivos de design, tiver sido um problema para o seu negócio on-line, por US $ 5 adicionais por usuário por mês (um total de US $ 10 por usuário por mês, para ficar claro), cada usuário poderá ter acesso ilimitado. espaço de armazenamento se você tiver mais de 5 usuários (1 TB por usuário por menos de 5) e poderá carregar até 5 terabytes de uma só vez. Embora 5 terabytes sejam muito necessários, mesmo para algumas das conexões mais rápidas. Se você estiver lidando com vários terabytes de dados com alguma regularidade, o S3 da Amazon é uma maneira mais rápida de enviar dados via correio físico físico de um disco rígido para sua equipe de suporte. O Google Apps for Work, até o momento, não parece oferecer esse serviço.

Compatibilidade do dispositivo

É realmente fácil usar o Google Docs entre vários dispositivos, mesmo aqueles que executam Linux.

Salvamento automático

Uma coisa que realmente salvou meu bacon em várias ocasiões é a frequência com que o Google Docs salva automaticamente seu trabalho. Se você precisar voltar para uma revisão anterior, também há algumas opções.

Todas essas vantagens são importantes para empresas de hospedagem que desejam descarregar o suporte a aplicativos de e-mail e produtividade. Se o Google já faz essas coisas bem, por que eles deveriam arcar com os encargos? ?

Desvantagens

Mas lembre-se de que existem algumas desvantagens no uso do Google Apps for Work.

Limitações de email

Já tem uma caixa de entrada grande e deseja passar do Outlook para o Gmail? Se for muito grande, talvez não seja transferido para o Google Apps for Work. Além disso, você precisará recriar todas as suas regras do Outlook como filtros do Gmail.

Embora você possa verificar e-mails através da interface baseada na Web do Gmail e em todos os seus dispositivos móveis com o Google Apps for Work, às vezes há problemas técnicos com o Outlook que podem ser frustrantes. Por exemplo, alguns usuários do Outlook descobriram que enfrentam problemas com o ActiveSync e o Outlook ao interagir com o POP e IMAP do Gmail. A equipe de suporte do Google pode ajudar na maioria dos casos, mas todos sabemos que o Outlook (também conhecido como “Cuidado!”) Às vezes pode ser bastante caprichoso, desafiando até algumas das tentativas mais esclarecidas de corrigir seus problemas..

Limitações de tamanho de arquivo

As fotografias de alta resolução excedem regularmente 2 megabytes. Carregar imagens individuais com mais de 2 megabytes não é problema para o Google Apps for Work. Porém, quaisquer documentos com imagens maiores incorporadas neles não serão carregados no sistema. Os documentos de texto também são limitados a cerca de 1 bilhão de caracteres cada. Não é bom o suficiente se os arquivos da sua empresa tiverem grandes quantidades de dados brutos (ou seja, pontos GPS, dados científicos etc.). As apresentações de slides são limitadas a 400 slides cada. Mas, se você tiver tantos slides em uma apresentação, talvez seja necessário repensar essa apresentação.

Limitações de moeda

Ao pagar pelo Google Apps for Work, se o Google não suportar compras na moeda oficial do seu país, você deverá pagar em dólares americanos ou com o valor equivalente a dólares americanos na moeda do seu país. Se você negociar exclusivamente em outra moeda que não o dólar americano ou outras opções como o euro, precisará planejar os custos após converter sua moeda local na taxa atual, o que pode causar problemas nas previsões de despesas. Google tem um

Comportamento inadequado de aplicativos de terceiros

Embora existam muitos aplicativos que funcionam bem com o Google Apps for Work, outros existem apenas para ad-ware ou são totalmente inchados e inúteis. Infelizmente, são necessárias tentativas e erros para descobrir quais realmente valem a pena instalar..

Privacidade

Embora você armazene com facilidade seus e-mails e documentos no Google Apps for Work, o serviço também monitora o conteúdo que você possui e o detalha para obter informações sobre sua empresa. Isso pode não ser um grande problema para uma loja de mãe e filho que considera aceitável a troca. Porém, qualquer empresa que lide com governo, finanças, assistência médica ou outros setores em que a privacidade é primordial precisará examinar essa troca muito de perto do ponto de vista legal..

Conectividade

Com todas as trombetas da computação em nuvem sendo a nova maneira de trabalhar, esse hype é de pouco conforto quando você está preso em um aeroporto com sinal sem fio fraco ou sem sinal. Se você não consegue se conectar à Internet, não consegue acessar seus documentos. Boa sorte em editar essa apresentação de última hora, se estiver armazenada no Google Docs. Existem opções offline, mas você precisa pensar no futuro para usá-los em uma crise de conectividade.

Por exemplo, eu estava em um cruzeiro com minha família e tive pontos de conectividade ao longo de nossa rota. Mas eu queria escrever quando estávamos no mar. Eu havia baixado o aplicativo Documentos e estava trabalhando no meu documento, apenas para perceber que havia me esquecido de sincronizar minhas alterações mais recentes na versão offline no meu iPad. Quando voltei para casa, descobri que realmente tinha duas versões do documento. Um na nuvem e outro no meu iPad. Ainda não consegui reconciliar os dois porque tenho medo de perder o tempo que levará para descobrir isso..

Conclusão

O Google Apps for Work é um benefício para os empresários que desejam gerenciar seus softwares de produtividade, email e outros serviços de TI em uma única interface. Mas isso implica um risco ou perda de privacidade. Você deve considerar sua exposição e tolerância ao risco antes de se inscrever no serviço, seja por meio do seu host da Web ou por conta própria.

Jeffrey Wilson Administrator
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